アーカイブとは?Gmailのアーカイブをする方法とは

雑学
あいどん君
あいどん君

Gmailの受信トレイをスッキリさせる方法ないですか?

あいのー先生
あいのー先生

アーカイブを使うといいよ。

誰でも簡単に取得できるフリーのメールアドレス「Gamil」
Gmailはメールアドレスだけでなく、メーラー(メールの送受信ソフト)として個人的にもビジネスにも利用している人は多いのではないでしょうか。

そんなGmailですが、フォルダ分けの機能がないので気が付けば受信トレイにメールがたくさんになっていることもしばしば。
(似た機能でタグ付けはありますが、受信トレイからは消えません)

「後から必要になるかもしれないから削除はしたくない。」
「でも受信トレイはスッキリさせたい。」

そんな時はアーカイブ機能を使ってみてください。
アーカイブを使うと受信トレイからメールがなくなって、スッキリします。

後から確認することも、受信トレイに戻すことも可能です。

今回は、Gmailで使えるアーカイブ機能を紹介します。

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Gmailのアーカイブとは

アーカイブは、英語の「archive」の事で、意味は「保管所」「保存記録」などになります。

Gmailにおけるアーカイブは「削除」することなく「非表示」にできる機能と認識しておけばよいでしょう。

アーカイブを使えば受信トレイにある、削除はしたくないけど今は必要ない、でも念の為保管しておきたいメールを整頓することができます。

一旦メールを削除してしまうと、後で確認ができなくなってしまうため、メールを整理する場合はアーカイブを活用しましょう。

Gmailのアーカイブ方法

受信したメールを読み終えた後はアーカイブし、「受信トレイ」には古いメールを残さないようにしましょう。

PC(パソコン)でアーカイブする方法

①受信トレイからアーカイブしたいメールを選択します。

②上部メニューにある「アーカイブ」アイコンをクリックします。すると、受信トレイから先ほど選択したメールがいなくなります。

アーカイブしたメールの確認方法(PC)

「アーカイブ」されたメールは「すべてのメール」から見る事ができます。
受信トレイから消えたので、ゴミ箱に行くと思われがちですが、別の安全な場所にしっかり保管されています。

アーカイブしたメールは左メニューの「すべてのメール」内にあります。
すべてのメールが見当たらない場合は、「もっと見る」をクリックすると現れます。

アーカイブしたメールを受信トレイに戻す(PC)

間違えてアーカイブしてしまった時などは、アーカイブしたメールを選択して、上部のメニューから「受信トレイに移動」をクリックすれば、受信トレイに戻すことができます。

スマホでアーカイブする方法

①受信トレイからアーカイブしたいメールを左右どちらかにスワイプ(横にすべらす)するだけでアーカイブできます。

アーカイブしたメールの確認方法(スマホ)

左上のメニューから、「すべてのメール」をタップすると、アーカイブされたメールが確認できます。

アーカイブしたメールを受信トレイに戻す (スマホ)

間違ってアーカイブしてしまった時は、アーカイブした後に画面下部に出てくる、元に戻すをタップすればアーカイブをキャンセルできます。

元に戻すが間に合わなかった時は、「すべてのメール」にあるアーカイブされたメールからメニューを開いて「受信トレイに移動」をタップします。

まとめ

ビジネスとしてgmailを使っている場合、1日に何百件というメールを処理する必要がある方もいると思います。
そんな時はアーカイブ機能を使って、受信トレイをすっきりさせるといいでしょう。

対応が終わったメールをすぐにアーカイブすれば、受信トレイに無駄なメールは残りませんし、
返信や確認が必要なメールだけを残して他をアーカイブしてしまえば、受信トレイがスッキリして対応すべき案件が一目瞭然になります。

アーカイブ機能を活用して、仕事の効率化をはかりましょう!

アーカイブとは?Gmailのアーカイブをする方法とは

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