Gmailはメールアドレスだけでなく、メーラー（メールの送受信ソフト）として個人的にもビジネスにも利用している人は多いのではないでしょうか。
そんなGmailですが、フォルダ分けの機能がないので気が付けば受信トレイにメールがたくさんになっていることもしばしば。
（似た機能でタグ付けはありますが、受信トレイからは消えません）
「後から必要になるかもしれないから削除はしたくない。」
「でも受信トレイはスッキリさせたい。」
そんな時はアーカイブ機能を使ってみてください。
アーカイブを使うと受信トレイからメールがなくなって、スッキリします。
後から確認することも、受信トレイに戻すことも可能です。
今回は、Gmailで使えるアーカイブ機能を紹介します。
Gmailのアーカイブとは
アーカイブは、英語の「archive」の事で、意味は「保管所」「保存記録」などになります。
Gmailにおけるアーカイブは「削除」することなく「非表示」にできる機能と認識しておけばよいでしょう。
アーカイブを使えば受信トレイにある、削除はしたくないけど今は必要ない、でも念の為保管しておきたいメールを整頓することができます。
一旦メールを削除してしまうと、後で確認ができなくなってしまうため、メールを整理する場合はアーカイブを活用しましょう。
Gmailのアーカイブ方法
受信したメールを読み終えた後はアーカイブし、「受信トレイ」には古いメールを残さないようにしましょう。
PC（パソコン）でアーカイブする方法
①受信トレイからアーカイブしたいメールを選択します。
②上部メニューにある「アーカイブ」アイコンをクリックします。すると、受信トレイから先ほど選択したメールがいなくなります。
アーカイブしたメールの確認方法（PC）
「アーカイブ」されたメールは「すべてのメール」から見る事ができます。
受信トレイから消えたので、ゴミ箱に行くと思われがちですが、別の安全な場所にしっかり保管されています。
アーカイブしたメールは左メニューの「すべてのメール」内にあります。
すべてのメールが見当たらない場合は、「もっと見る」をクリックすると現れます。
アーカイブしたメールを受信トレイに戻す（PC）
間違えてアーカイブしてしまった時などは、アーカイブしたメールを選択して、上部のメニューから「受信トレイに移動」をクリックすれば、受信トレイに戻すことができます。
スマホでアーカイブする方法
①受信トレイからアーカイブしたいメールを左右どちらかにスワイプ（横にすべらす）するだけでアーカイブできます。
アーカイブしたメールの確認方法（スマホ）
左上のメニューから、「すべてのメール」をタップすると、アーカイブされたメールが確認できます。
アーカイブしたメールを受信トレイに戻す （スマホ）
間違ってアーカイブしてしまった時は、アーカイブした後に画面下部に出てくる、元に戻すをタップすればアーカイブをキャンセルできます。
元に戻すが間に合わなかった時は、「すべてのメール」にあるアーカイブされたメールからメニューを開いて「受信トレイに移動」をタップします。
アーカイブとバックアップはどちらも保存するということ？違いは？
アーカイブという言葉をご存じですか？
ブログなどを見ていると、「月別アーカイブ」などという項目があり、過去のブログを読むことができます。
過去の記事を残している所を「アーカイブ」というのですが、もともとアーカイブとは「保存する」「保管場所」という意味なのです。
一方で、消去はできないけれど大切なデータを保存・保管したい場合「バックアップをとる」とも言いますが、アーカイブとバックアップは同じことなのでしょうか。
そこでアーカイブとバックアップは同じなのか、それとも違う意味で使われるのかどうか探ってみましょう。
アーカイブの意味と使い方
アーカイブとは「保存する」「保管ずる」という意味があります。たくさんたまってきたメールや何らかの記事を消去するわけではないけれど、どこか違うところに保存していつでも見られるようにしたい、という時に使う機能で、IT界の専門用語のひとつです。
アーカイブ機能を用いると、たくさんのデータを圧縮して保存することができるので大量のデータを保存してもハードディスクを大幅に使用するということを避けられます。
そのため、大量のメールやブログなどを保存しておく時に便利な機能です。
アーカイブ機能を使うと受信メールのところやブログ本編には表示されなくなります。つまり画面上では消えてなくなるのです。しかしごみ箱に行ったわけでなく、アーカイブというところにしっかり保存されています。
再度見たいときには、メールなら「すべてのメール」という項目の所で見ることができ、戻したいといは「受信トレイに移動」をクリックすると戻すことができます。
ブログの場合、過去の記事を読みたいときはアーカイブの所から読むことができます。
画面上には非表示になるため、インスタグラムで間違って投稿してしまった場合にも使うことができます。右上のメニューから「アーカイブをする」というボタンを押すだけで、間違って投稿したものが画面上から消えるので、人に見られる心配がありません。
見たいときは「アーカイブ」をタップすると見ることができ、画面上に戻したいときにはプロフィール画面のメニューから「プロフィールに表示」をタップすれば戻ってくるという仕組みです。
このようにアーカイブは過去の記事やメール、大量になってきて整理をしたいときや、インスタグラムで間違って投稿したときにも使える便利な機能です。
バックアップの意味と使い方
「スマホやパソコンが急に壊れたときにデータが消えたら困るから、バックアップしたほうが良いよ」といわれたことはありませんか。
バックアップとは、データの紛失や損失などに備えて、別のメディアにコピーをして保存することです。
別のフォルダにコピーをするだけなら、データの損失に備えて行う保存ですが、HDD自体が突然壊れても大丈夫なように、LAN上で接続することができるハードディスク「NAS」やUSBメモリー、CD/DVDなどの保存しておくと、万一の時に別の媒体からでも見て作業を進めることができます。
つまりバックアップとは、万一の時に備えてコピーをとっておくことです。
バックアップが必要となるのは、誤作動や故障によってデータが失われた時やシステムの不具合でデータが損失した時、ウィルス感染をしたときなどです。
アーカイブとバックアップの違い
バックアップはデータが消失した時のため、別の所に「コピー」をして保存をすることで、そのデータに上書きをすることもできます。
バックアップ自体に圧縮機能はありませんが、大容量のデータを自分で圧縮して保存することはできます。
アーカイブは消去したくはないまたは消去してはいけないが、膨大なデータがありすぎて整理をしたいときに、データを「移動」させて保存しておくところです。移動させたデータに上書きなど変更を施すことなく、ただ見るだけを目的にそのまま長期保存をしたいときに用います。
圧縮されて保存されるので、大量のデータも大丈夫です。
企業におけるアーカイブとバックアップ
企業においてメールや顧客リストなどのデータはとても重要です。
取引先や顧客から届くメールに対して返信をしたり何らかのアクションを起こして、そのメールは見ることがなくなったという場合でも消去することはできません。
フォルダ機能が付いているメールなら、フォルダを作って仕分けして保存をすればよいのですが、フォルダ機能が付いていない場合はアーカイブ機能を使って、長期保存することができます。
メールだけでなく、法律で7年間など保存期間が決まっているような資料に関しても、7年分の資料を残しておく必要があるので大容量になってきます。そのような時にもアーカイブ機能を使えば圧縮して長期間保存しておくことができるのです。
そのような資料は、過去の資料に手を加えることがないので、アーカイブ機能が適しています。
バックアップも大切です。特に個人情報が記載されている顧客リストなど、絶対に紛失するわけには行きません。パソコンが壊れて消失させることもできません。
そのようなデータは必ずバックアップしておく必要があるのです。そしてバックアップして保存したものは大切に企業内で保管しておくことが大切です。
アーカイブもバックアップも「保存する」「保管場所」ということは同じですが、アーカイブは、あまり必要ではないが消去することができないもので、手を加える必要のないものを保存するときに用います。
一方のバックアップは作業途中でデータが消えたら困るという時や何らかの理由でデータが失われたら困るという時に使うので、保存する目的が異なるということです。
まとめ
ビジネスとしてgmailを使っている場合、1日に何百件というメールを処理する必要がある方もいると思います。
そんな時はアーカイブ機能を使って、受信トレイをすっきりさせるといいでしょう。
対応が終わったメールをすぐにアーカイブすれば、受信トレイに無駄なメールは残りませんし、
返信や確認が必要なメールだけを残して他をアーカイブしてしまえば、受信トレイがスッキリして対応すべき案件が一目瞭然になります。
アーカイブ機能を活用して、仕事の効率化をはかりましょう！
